Podczas wdrożeń systemu ISOLDA.pl spotykamy się z wieloma tradycyjnymi sposobami prowadzenia dokumentacji ISO.

Jedną z form przechowywania i prowadzenia dokumentacji, audytów, rejestrów, audytów jest forma wyłącznie papierowa. Metoda taka obarczona jest wieloma wadami:

- informacja musi być powielona i przekazana osobiście wszystkim osobom wg rozdzielnika,

- pisemne potwierdzenie zapoznania się z dokumentem możliwe jest tylko wtedy, gdy pracownik jest dostępny w firmie,

- aby odnaleźć poprzednią wersję dokumentu – trzeba szukać jej w papierowym archiwum,

- nie można ocenić kto, kiedy i ile razy korzystał z wybranego dokumentu,

- planowanie audytów, rozsyłanie planu audytu i list pytań odbywa się tradycyjnie, ewentualna zmiana terminu audytu wymaga powtórzenia wszystkich czasochłonnych operacji,

- pracownicy używają nieaktualnych wersji dokumentów, aż do momentu przekazania nowej wersji przez Pełnomocnika,

- aby powielić dokument, można jedynie skserować posiadaną kopię, z wydrukiem byłby problem,

- niekiedy dokument ISO wymaga dodania załącznika, którego nie da się przedstawić w postaci wydrukowanej lub jest to trudne,

- wprowadzenie nowej osoby lub usunięcie pracownika z wszystkich miejsc jest czasochłonne – często osoby nie pracujące już kilka lat pojawią się na jakiejś liście, rozdzielniku, itp.,

- faktem oczywistym jest niepotrzebne zużycie papieru oraz czas poświęcony na wielokrotne dotarcie do każdego pracownika.

- Udostępnienie dokumentów programu WORD w sieci lokalnej firmy

Formą ułatwiającą komunikację jest zamieszczenie dokumentacji w sieci lokalnej. Jak się jednak okazuje nie jest to wyjście doskonałe.

- nie wiadomo kto ma dostęp do dokumentu, kto go oglądał i ile razy, brak informacji czy jest osoba, która nie oglądała dokumentu w ogóle,

- w przypadku pojawienia się nowej wersji dokumentu – nie wiadomo, czy dana osoba zapoznała się z jego treścią – informacje takie nadal trzeba zbierać osobiście u pracowników,

- brak możliwości określenia który dokument dla kogo ma być dostępny – dokument może być zamieszczony w sieci lub nie. Można stosować hasło w pliku programu Word, jednak jeżeli jest więcej niż 2 grupy odbiorców, pojawia się problem, bo dokument można zabezpieczyć tylko jednym hasłem,

- dokumenty nie są ze sobą powiązane – nie można przechodzić pomiędzy nimi. Czasem Klienci próbowali linkować treści dokumentów, jednak nie jest to dobry sposób, ponieważ gdy brak drugiego dokumentu, nastąpiła zmiana ścieżek sieciowych lub dokument źródłowy nie jest dostępny – próba przejścia do zlinkowanego dokumentu zakończy się niepowodzeniem,

- wersjonowanie dokumentów jest praktycznie niemożliwe, łączenie dokumentów z wersjami archiwalnymi, nazewnictwo plików – takie, aby użytkownicy nie pogubili się jest również problemem.

- Próba stosowania tradycyjnych systemów obiegu dokumentów, dużych pakietów biurowych

Kilka wdrożeń dotyczyło przejścia z tradycyjnego systemu obiegu dokumentów do naszego rozwiązania.

Tradycyjne systemy obiegu dokumentów z założenia umożliwiają prowadzenie jednego dokumentu określoną ścieżką (przekazywanie dokumentu pomiędzy osobami, jego obróbkę, zakończenie pracy z dokumentem) i nadają się do instytucji samorządowych np. Urzędów Gmin.

Próba zasymulowania rzeczywistej funkcjonalności, jaka powinna występować w systemach do obsługi ISO, jest możliwa jedynie w bardzo drogich systemach tego typu. Niestety kosztem jest bardzo duża liczba czynności, jakie należy wykonać, aby osiągnąć wyznaczony cel (i oczywiście wysoka cena).